Auch wenn ich in der Vergangenheit schon mehrfach mit Projektmanagement zu tun hatte, so brachte dieses Modul eine gute und nützliche Auffrischung meiner PM-Kenntnisse. Das Buch „pm k.i.s.s.“ von Christian Sterrer bietet einen guten und kompakten Überblick das Thema. PM k.i.s.s. ist ein reduzierter PM-Ansatz für kleine und mittelgroße Projekte und beschränkt sich in der Projektplanung auf sechs PM-Methoden. Eine Zusammenfassung.

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist eine komplexe Aufgabenstellung mit einem vorgegebenen Budget. Es ist zeitlich begrenzt und es gilt klar definierte Projektziele umzusetzen. Ein Projekt besteht aus den folgenden 5 Prozessen: die Beauftragung, die Planung, das Controlling, die Koordination und der Abschluss.

Projektbeauftragung

Zunächst wird bewusst die Entscheidung getroffen, ob eine Aufgabe durchgeführt wird und ob es sich dabei um ein Projekt handelt oder nicht. Dann werden P-Auftraggeber und P-Leitung festgelegt und ein Projekt-Auftrag erstellt. In diesem Auftrag werden die wesentlichen Daten und Rahmenbedingungen festgelegt: Was (Ziele bzw. Nicht-Ziele) muss wie (Projektphasen) bis wann (Start- und Endtermin) von wem (Auftraggeber, Projektleitung und ProjektmitarbeiterInnen) und mit welchem Budget durchgeführt werden? Der P-Auftrag stellt die Basis für eine klare Projektplanung dar. Er sollte unterschrieben werden, um verbindlicher zu sein.

Projektplanung

Eine gute Projektplanung ist die Basis für ein erfolgreiches Projekt („was nicht geplant ist, kann nicht controllt werden“). Die Planung muss im Team erfolgen, die PL muss aber einen Erstansatz erstellen. Dieser Entwurf wird beim Kick-off vorgestellt, besprochen und optimiert. Der Projektplan muss nach Fertigstellung mit dem Auftraggeber abgestimmt werden. Ziel ist es, eine vollständige und strukturierte Planung zu erstellen, die mit dem Projektteam und dem Auftraggeber abgestimmt ist. In der Projektplanung muss das Projekt ganzheitlich betrachtet werden. Dazu dient das sogenannte PM-Dreieck: Leistungen – Termine – Kosten & Ressourcen

Methoden der Planung:

  • Projektauftrag: siehe Projektbeauftragung
  • Projektstrukturplan inkl. AP-Verantwortung (PSP): Aufbauend auf den Zielen wird ein P-Strukturplan erstellt. Hierfür wird das Projekt in P-Phasen gegliedert und diesen Phasen dann einzelne Arbeitspakte zugeordnet. Das Projektmanagement selbst (mit den Punkten Planung, Koordination, Controlling, Abschluss) stellt stets die erste Phase dar. Ergebnis ist ein ablauforientierter Leistungsplan. Dieser gilt auch als Basis für die Definition der Zuständigkeiten, sowie der Termin- und Ressourcenplanung.
  • Projektterminplan: Dieser besteht aus einem Meilensteinplan und einem Balkenplan. Der Meilensteinplan enthält besonders wichtige Termine im Projekt. Im Balkenplan werden allen Arbeitspaketen Start- und Endtermine zugeordnet.
  • Projektressourcen- und -kostenplan: Eine detaillierte R&K-Planung erfolgt auf Basis des PSP. Hier werden für alle AP’s Kosten und Ressourcen kalkuliert (durch PL oder AP-Verantwortlichen).
  • Projektkontextanalyse: Unter Projektkontext versteht man andere beeinflussende Projekte, mögliche Unternehmensstrategien, sowie Personen oder Institutionen, die Einfluss auf das Projekt nehmen können. Wenn im Projektkontext Probleme entstehen, dann werden 1. die kritischen Umwelten definiert; 2. Maßnahmen zur Lösung definiert; 3. diesen Maßnahmen Zuständigkeiten und Termine zugeordnet.
  • Projektrisikoanalyse: Diese Analyse besteht aus den folgenden drei Schritten: 1: Risikoidentifikation: welche Risiken gibt es? 2: Risikobewertung: Wie sind die Auswirkungen? Wie hoch die Eintrittswahrscheinlichkeit? 3: Definition von präventiven Maßnahmen (inkl. Zuständigkeiten und Termine). Durch ein laufendes P-Controlling werden die Risiken stets im Auge behalten.

Um ein Projekt erfolgreich durchzuführen, muss es gut organisiert sein: Hierfür müssen Rollen genau zugewiesen werden (Auftraggeber, Leitung, Teammitglied, Projektmitarbeiter). Zur besseren Visualisierung kann ein Organigramm erstellt werden. Es müssen die durchzuführenden Sitzungen festgelegt (Kick-off; Controlling Sitzung; P-AG Sitzung; P-Abschlusssitzung), Spielregeln definiert und über die Dokumentation entschieden werden.

Projektcontrolling

Dies muss regelmäßig durchgeführt werden (Soll-Ist-Vergleich): Etwaige Abweichungen müssen analysiert und steuernde Maßnahmen abgeleitet werden. P-Pläne müssen aufgrund von Abweichung eventuell aktualisiert werden. Das Controlling erfolgt anhand des PM-Dreiecks: Leistungen – Termine – Kosten/Ressourcen. Es müssen aber auch die Softfacts (Kommunikation, Zusammenarbeit, etc.) sowie der Projektkontext und die Risiken controllt werden.P-Controlling ist nicht nur Aufgabe der PL sondern vom gesamten Team (PC-Sitzung). Ergebnisse werden im P-Statusbericht festgehalten (kurze Info auf einer Seite). Dieser enthält eine Projektampel und eine kurze verbale Zusammenfassung, sowie den Status von Leistungsfortschritt, Termine, Kosten, Ressourcen.

Projektkoordination

Darunter werden alle koordinierenden Tätigkeiten des PL verstanden. z.B. Klärung von Fragen, Lösung von anstehenden Problemen, Koordination und Kommunikation mit dem Team und den Umwelten, Konfliktlösungen, etc. Wesentliche Hilfsmittel zur Koordination sind To-do- und Entscheidungslisten und Protokolle von P-Sitzungen.

Projektabschluss

Hier geht es ums Erledigen der letzten to-do’s. Projektpläne werden auf einen Letztstand gebracht und eine Projektanalyse wird hinsichtlich unterschiedlichster Aspekte durchgeführt. Wichtig ist es, Lessons learned festzuhalten und Feedback an alle Beteiligten zu geben. In dieser Phase wird auch eine P-Abschluss-Sitzung durchgeführt. Die Ergebnisse des Projekts werden in einem Abschlussbericht zusammengefasst. Nach der Abschlusssitzung soll ein Meeting zwischen PL und P-Auftraggeber stattfinden, um das Projekt formell abzunehmen und abzuschließen.

Projektmanagement: die Theorie

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